把回复集中到固定时段
如果你把所有通知都打开，那么消息会以随机的方式持续切割你的注意力。更有效的做法是把消息窗口放在屏幕一角，关闭声音提示，只在完成一段工作后集中查看并批量处理。这样每次切换都有明确的开始和结束，而不是处在一种永远没有完全投入、也永远没有完全休息的中间状态。
有些人会担心这样做会错过紧急事项。实际经验是，真正紧急的事情在多数团队中会有其他通道，比如电话或当面沟通。你可以与经常合作的同事约定一个大致响应范围，把"随时在线"换成"在明确时间内响应"，双方反而更容易安排工作。
用窗口布局降低切换成本
一块屏幕上，把消息窗口放在左侧窄栏，把正在处理的文档放在右侧主区域，是一种常见且有效的安排。这样你不需要在应用之间反复切换，视线扫一下就能判断是否有需要立刻处理的内容。如果显示器足够宽，这种并排方式几乎不会影响主任务的可用面积。
反过来，如果屏幕空间有限，把消息窗口全屏打开反而会打断工作。此时更合适的选择是缩小窗口或短暂收起，需要时再展开。工具应当适应你的空间，而不是让你去适应它。
区分"需要回复"和"需要记录"
很多消息其实不需要立刻回应，但需要在稍后记得处理。在电脑上你可以更轻松地把这类信息复制到待办清单或笔记工具中，而不是靠脑子记住。这是桌面形态容易被低估的一项优势：它和你的其他生产力工具处在同一个环境里。
给自己留出关闭的选项
长期在线并不等于高效。如果某段时间需要深度专注，允许自己暂时退出或关闭通知是完全合理的做法。消息可以在稍后统一查看，而专注状态一旦被打断，重新进入往往需要更多时间。把这一点想明白，使用这类工具时的心理负担会明显降低。